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Onglet Options / Processus

Combien de processus sont présents dans votre organisation ?

Quelle est la part des processus qui sont connus, maîtrisés et appliqués à 100% par vos collaborateurs ?

Combien de temps perdez-vous du fait de la non-maîtrise, et de la non parfaite application des processus ?

Dans son envie de redonner la maîtrise des savoirs aux Managers, les échanges que nous avons menés mettent en lumière le manque de disponibilité des Managers pour un sujet qui pourtant les intéresse.

Ces échanges nous ont porté sur la problématique de la maîtrise et de l’application des processus.

Les constats que nous avons partagés dans les entreprises de services sont que les processus sont maîtrisés et appliqués pour environ 60% – 70 % de leur totalité.

  • La première conséquence de cette situation est une perte de temps. Lorsqu’un collaborateur doit appliquer un élément qui fait parti des 30-40% restants, son premier réflexe est de solliciter un ou plusieurs de ses collègues.
  • La deuxième réflexion concerne la formation relative aux processus. Un ancrage global nécessite différentes méthodes pédagogiques selon l’intérêt, les nouveautés, les habitudes, les résistances, etc..
  • La troisième réflexion porte sur l’intégration de nouveaux collaborateurs dans un service. Comment faciliter l’apprentissage à ces processus et ainsi gagner en appétence pour le poste.

La plateforme Copadia propose un outil permettant d’intégrer les processus de l’entreprise, de les découper en 3 niveaux (Catégories – Étapes – Éléments). Pour chaque niveau une explication est donnée et pour le niveau « Élément », il est possible d’ajouter une vidéo .

Dans un post précédent, nous avons attiré votre attention sur la qualité des ancrages pour des informations transmises par les pairs. La maîtrise des processus est une belle opportunité de tester cette assertion.

Lorsque vous aurez créé vos processus, à partir de son compte Copadia, chacun des collaborateurs pourra auto-évaluer, à 5 reprises, sa maîtrise des différentes parties du processus et son Manager devra valider l’auto-évaluation de ses collaborateurs.

Encore une opportunité d’échanges entre membres d’une organisation efficiente.

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Onglet Options / Tâches

Qui n’a pas rêvé de polyvalence maximale dans son service ?

Qui sait faire Quoi ?

Lister les tâches qui doivent être produites par le service dont j’ai la charge, et identifier les compétences nécessaires à la bonne efficience de leurs mises en œuvre est une des premières étapes d’une prise de poste réussi.

Il n’est pas toujours aisé de questionner son collaborateur sur ce qu’il pense savoir faire avec plus ou moins de maîtrise.

Dans son envie de redonner du temps et de la flexibilité aux Managers, la plateforme Copadia propose un outil permettant aux collaborateurs de s’auto-évaluer sur les tâches du service auquel ils appartiennent.

Une réflexion commune de polyvalence peut se faire à partir d’échanges sur les postures, les compétences et sur une prise de conscience des capacités cachées.

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La dissonance cognitive en formation

Au cours de notre existence, nous accumulons des connaissances. Cela peut commencer par la recette de la tarte aux pommes de notre grand-mère, ou des pratiques de jardinage avec notre grand-père.

Imaginons qu’après avoir maîtriser la recette de la tarte aux pommes de notre grand-mère nous l’expérimentions dans d’autres situations de lieux et avec d’autres ingrédients (farine, variétés de pommes, etc…) ; ce faisant nous transformons notre connaissance en compétence. La compétence est une connaissance que nous éprouvons dans diverses situations variées, au point d’en devenir un expert.

La vie professionnelle étant ce qu’elle est, avec le temps cette compétence peut se transformer en certitudes puis en croyances. « Après des milliers de tarte aux pommes, on ne me raconte pas des histoires sur la façon de les faire. Je sais comment réussir parfaitement la meilleure tarte aux pommes ».

Il y aura dissonance cognitive lorsqu’un apport de formation viendra heurter une croyance chez l’apprenant.

Il existe deux sortes de croyances, limitante ou aidante. C’est la première qui peut poser une difficulté en formation et/ou management.

L’analyse des niveaux logiques de DILTS nous apprend que nos croyances sont situées juste en dessous de notre identité. Prendre le risque d’agir sur les croyances d’un tiers peut se révéler problématique.

On peut proposer de se limiter à la « fragmentation » du ciment qui entoure la « brique croyance limitante ».

Lors des formations de favoriser l’apport de connaissance par l’intermédiaire des pairs, (les autres apprenants de la salle), par un questionnement de tous les instants est une solution à cette problématique.

Un de ses pairs a plus de probabilité de convaincre un apprenant de réfléchir sur une de ses croyances et ensuite, éventuellement, de procéder à sa disparition.

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Onglet Suivi : La personnalisation

Comment réussir à entraîner tous les participants sur la période annuelle sans en perdre en cours de route ?

Dans mes échanges avec le milieu universitaire, la problématique du décrochage est souvent apparue en particulier au début du cursus universitaire. Je remercie les enseignants qui m’ont permis de porter cette réflexion.

Copadia apporte différentes réponses.

Questionnaire de suivi : Ce questionnaire interactif permet de travailler un (des) sujet (s) avec l’ensemble du groupe d’apprenants. L’analyse de la rémanence peut montrer une faiblesse sur la période, le formateur aura la possibilité de retravailler le (s) sujet (s) avec des méthodes pédagogiques différentes. Pour une formation, le questionnaire de suivi est limité à 4 envois. Il permet d’utiliser différentes formes de questions, et permet une correction avec des notes et des couleurs.

Forum : Il peut être réservé à une session ou pour toutes les sessions d’une formation. Le formateur a le choix de répondre en direct dans un créneau horaire fixé à l’avance, ou pas.

Questionnaire d’auto-évaluation : Avec ce questionnaire, lorsque le formateur crée la question, il fournit également la réponse. L’apprenant ayant reçu le questionnaire, ne perçoit que les questions, et dès lors où il a fourni toutes ses réponses, la validation lui donne accès aux réponses du formateur. La plateforme lui demande alors de se noter sa réponse par rapport à celle du formateur. Cette méthode pédagogique s’inspire le la pédagogie inversée.

Questionnaire Itératif : (En Option) Ce questionnaire est totalement programmable à l’avance, le formateur fixe une période de réponse, le formateur et le manager ont la possibilité d’interagir dans les réponses.

SMS Itératif : (En Option) L’envoi des SMS est totalement programmable à l’avance. L’intérêt de cette méthode d’injonction est qu’elle maintient la motivation à cours terme sur la formation. Elle peut être également utilisée très ponctuellement durant la période d’apprentissage.

Évolution des pratiques : (En Option) La plateforme Copadia permet de travailler la notion d’accoutumance. Que doit-on acquérir absolument lors d’une formation donnée ? Pour sécuriser l’engagement pris lors l’achat de formation, le formateur dispose d’un questionnement rapide et interactif avec ses participants.

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Recherche / Planning Apprenant / Plan d’actions

Combien de plans d’actions engagés par les apprenants lors d’une formation ont fini dans les oubliettes du savoir ?

La plateforme Copadia, propose de faire construire à l’apprenant son plan d’actions et les modalités de mise en œuvre.

En cliquent sur la 5ième icônes de son planning, chaque apprenant va pouvoir créer son plan d’actions.

  • Il définira le nombre de thèmes, (on vous conseille de le limiter à 3 thèmes maximum), et pour chacun des thèmes les actions à mettre en place.
  • L’apprenant fixe 5 dates qui seront ses points de passage de mise en œuvre.
  • Le suivi sera validé par son Manager et le formateur aura également une visibilité sur la mise en œuvre.

Cela ouvre un échange entre le Manager et son collaborateur en retour de formation,

  • Permet de renforcer l’ancrage mémoriel sur les points appréciés par l’apprenant,
  • Valide le bien-fondé de la formation pour l’opérationnel quotidien.
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L’apprentissage par l’erreur

Les premières études sur l’apprentissage datent du 17ième siècle avec les philosophes John Locke et David Hume. Ils intégrèrent les notions d’observation et d’association dans l’apprentissage.

La notion d’apprentissage par association se construit sur l’association d’un stimulus et d’une réponse.

John Watson posera les bases du béhaviorisme selon lesquelles l’analyse des bases de l’apprentissage se construit à partir de ce qui est directement observable.

Dans les premiers intervenants dans cette approche, on se rapprochera de Pavlov, Thorndike et Skinner. Edward Thorndike étant celui qui définit l’apprentissage par essais et erreurs.

E. Thorndike définira les deux concepts d’apprentissage ; la loi de l’exercice (plus je pratique, plus je sais) et la loi de l’effet (un apprentissage est renforcé ou affaibli par l’effet de ses conséquences).

L’erreur est donc une forme d’apprentissage reconnu dès cette époque.

Je soumets à vos réflexions futures, la question :

Quelle place pour l’erreur dans une pédagogie / andragogie entrant en « concurrence » avec l’intelligence artificielle ?

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Onglet Acquis : L’ancrage mémoriel

Les Questionnaires des Acquis permettent au formateur de créer un questionnaire qui sera répété par la plateforme selon le séquençage ci-dessous.

Le questionnaire peut être utilisé en début de session (DS) puis en fin de session pour valider à chaud le transfert des connaissances.

La répétition d’un même questionnaire peut finir par être moins productif, ce qui nous a amené à plus de flexibilité d’apprentissage.

En effet, pour une même formation, vous pouvez ajouter plusieurs questionnaires et choisir de les envoyer ou pas. Les dates d’envois, elles, ne changent pas.

Les participants et leurs Managers peuvent ainsi suivre des histogrammes d’apprentissage sur une période annuelle.

La courbe verte donne les résultats moyens de tous les participants de la session, et la courbe noire donne les résultats moyens de toutes les sessions de cette formation.

NB : Dans l’utilisation des questionnaires des acquis, vous pourrez tirer parti de l’apprentissage par l’erreur:

  • D’une part en fournissant immédiatement un retour propice à la réflexion les apprenants. Ce retour leur indique les réponses conformes ou pas
  • Et d’autre part en leur fournissant éventuellement des commentaires pour chacune des réponses erronées.

Pour cela, il suffit que vous l’ayez programmé à la construction du questionnaire des acquis.

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La rémanence

Rémanence : Persistance partielle d’un phénomène après disparition de sa cause.

Comment contrecarrer la courbe de l’oubli ?

Parmi les éléments favorisant l’ancrage mémoriel sont l’attention et la concentration du participant au moment de l’apprentissage. Plus l’attention, (l’intérêt pour la connaissance) et la concentration seront importante, plus l’ancrage sera fort.

Jean Philippe Lachaux (chercheur en neurosciences à l’inserm) donne un moyen mnémotechnique pour la concentration : Le système PIM (Perception, Intention, Mise en action / Pouce , Index, Majeur) Ref : Sciences humaines N° 298 Page 40

Il propose de déplacer un verre rempli d’eau à ras bord, et décompose le processus cognitif.

Je l’adapte souvent dans les formations en offrant des biscuits, demandant aux participants de faire semblant de les mettre à la bouche et de regarder les doigts qu’ils ont utilisés pour se faire.

Emmanuel Descroix enseignant chercheur à Grenoble, utilise une jolie métaphore en comparant l’ancrage mémoriel aux chemins de transhumances (chemins de vaches) des pâturages de montagne. Au premier passage, l’herbe s’est couchée, puis des mottes d’herbe ont été arrachées, puis les chemins se sont creusés, etc…

Pour pratiquer les chemins de montagne, on voit bien qu’il sera difficile à l’herbe de reprendre le pouvoir dans ces chemins.

La mémorisation des connaissances suit le même processus.

Globalement les neurosciences donnent un séquençage de rappel pour favoriser la mémorisation : J+1 – J+7 – J+14 – J+28

Cela renvoie à certaines méthodes d’apprentissage de la 3° République qui basait la mémorisation sur le fait de répéter, répéter, répéter, etc…

Aussi à la République actuelle pour ceux qui, comme moi, ont dû écrire 500 fois la même phrase consécutive à des comportements inappropriés en classe.

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Onglet Animation : La pédagogie augmentée

  • Comment mettre en valeur le formateur et ses méthodes pédagogiques ?
  • Pendant une journée de formation, combien de méthodes pédagogiques différentes ?

Lors du cursus de certification des formateurs pour VW Group AG, il nous a été présenté la structure suivante d’une journée de formation. Une succession de séquences, construites sur un modèle structuré, pour un temps maximal de 45 minutes.

L’information qui résonna le plus en moi ce jour-là, étant que la salle de formation avait un volume et le formateur avait le devoir d’en prendre possession pour y intégrer ses méthodes pédagogiques.

Copadia, aide le formateur pour ladite pédagogie augmentée, et n’entrave en rien les pédagogies ludiques.

Une problématique importante dans l’efficience des formations est l’hétérogénéité des connaissances des apprenants présents.

Différents questionnaires vont permettent d’aborder cette problématique :

Un questionnaire de votation. Avec ce questionnaire le formateur a la faculté de créer un ensemble de questions sans réponse prédéfinie. Les participants vont donc choisir des réponses selon leur « point de vue »/ « connaissance » . La plateforme offre ensuite la possibilité au formateur de faire un débriefing autour du cumul des réponses collectées.

Un questionnaire de semblances. Avec ce questionnaire, la présentation des résultats se base sur les réponses pour proposer une cohérence de semblances.

Un questionnaire de particularités. Il s’agit d’un questionnaire ipsatif qui vous oblige à choisir pour chaque question, laquelle des deux affirmations vous interpelle le plus.

Comment prendre conscience à la fin d’une séquence que les informations transmises ont bien été intégrées par les participants ?

La plateforme Copadia offre plusieurs typologies de réponses :

  • Un QCM classique, Questionnaire des Acquis. Le formateur crée les questions et la (es) réponse (s) correcte (s). Lorsque tous les participants ont répondu, le formateur débriefe ou fait débriefer.

Une particularité du Questionnaire des Acquis est qu’il est inversable. Je crée la bonne réponse et je propose des questions parmi lesquelles une seule (ou plus) correspond à la réponse.

  • Un texte à trou, le formateur rédige un article sur ses apports, puis en soustrait une quantité de mots, créant ainsi des trous de mots manquants dans l’article. L’ensemble des mots enlevés, plus un ajout de mots supplémentaires, est ensuite proposé aux participant qui par un drag & drop (levé & glissé) tentent de reconstituer l’article dans sa version originale.
  • Marions les, donne la possibilité de reconstituer des phrases qui ont été découpées puis mélangées.

L’utilisation ponctuelle de ces méthodes pédagogiques permettent au formateur de travailler son empreinte auprès de ses participants