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Onglet Options / Processus

Combien de processus sont présents dans votre organisation ?

Quelle est la part des processus qui sont connus, maîtrisés et appliqués à 100% par vos collaborateurs ?

Combien de temps perdez-vous du fait de la non-maîtrise, et de la non parfaite application des processus ?

Dans son envie de redonner la maîtrise des savoirs aux Managers, les échanges que nous avons menés mettent en lumière le manque de disponibilité des Managers pour un sujet qui pourtant les intéresse.

Ces échanges nous ont porté sur la problématique de la maîtrise et de l’application des processus.

Les constats que nous avons partagés dans les entreprises de services sont que les processus sont maîtrisés et appliqués pour environ 60% – 70 % de leur totalité.

  • La première conséquence de cette situation est une perte de temps. Lorsqu’un collaborateur doit appliquer un élément qui fait parti des 30-40% restants, son premier réflexe est de solliciter un ou plusieurs de ses collègues.
  • La deuxième réflexion concerne la formation relative aux processus. Un ancrage global nécessite différentes méthodes pédagogiques selon l’intérêt, les nouveautés, les habitudes, les résistances, etc..
  • La troisième réflexion porte sur l’intégration de nouveaux collaborateurs dans un service. Comment faciliter l’apprentissage à ces processus et ainsi gagner en appétence pour le poste.

La plateforme Copadia propose un outil permettant d’intégrer les processus de l’entreprise, de les découper en 3 niveaux (Catégories – Étapes – Éléments). Pour chaque niveau une explication est donnée et pour le niveau « Élément », il est possible d’ajouter une vidéo .

Dans un post précédent, nous avons attiré votre attention sur la qualité des ancrages pour des informations transmises par les pairs. La maîtrise des processus est une belle opportunité de tester cette assertion.

Lorsque vous aurez créé vos processus, à partir de son compte Copadia, chacun des collaborateurs pourra auto-évaluer, à 5 reprises, sa maîtrise des différentes parties du processus et son Manager devra valider l’auto-évaluation de ses collaborateurs.

Encore une opportunité d’échanges entre membres d’une organisation efficiente.

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Onglet Options / Tâches

Qui n’a pas rêvé de polyvalence maximale dans son service ?

Qui sait faire Quoi ?

Lister les tâches qui doivent être produites par le service dont j’ai la charge, et identifier les compétences nécessaires à la bonne efficience de leurs mises en œuvre est une des premières étapes d’une prise de poste réussi.

Il n’est pas toujours aisé de questionner son collaborateur sur ce qu’il pense savoir faire avec plus ou moins de maîtrise.

Dans son envie de redonner du temps et de la flexibilité aux Managers, la plateforme Copadia propose un outil permettant aux collaborateurs de s’auto-évaluer sur les tâches du service auquel ils appartiennent.

Une réflexion commune de polyvalence peut se faire à partir d’échanges sur les postures, les compétences et sur une prise de conscience des capacités cachées.

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Onglet Suivi : La personnalisation

Comment réussir à entraîner tous les participants sur la période annuelle sans en perdre en cours de route ?

Dans mes échanges avec le milieu universitaire, la problématique du décrochage est souvent apparue en particulier au début du cursus universitaire. Je remercie les enseignants qui m’ont permis de porter cette réflexion.

Copadia apporte différentes réponses.

Questionnaire de suivi : Ce questionnaire interactif permet de travailler un (des) sujet (s) avec l’ensemble du groupe d’apprenants. L’analyse de la rémanence peut montrer une faiblesse sur la période, le formateur aura la possibilité de retravailler le (s) sujet (s) avec des méthodes pédagogiques différentes. Pour une formation, le questionnaire de suivi est limité à 4 envois. Il permet d’utiliser différentes formes de questions, et permet une correction avec des notes et des couleurs.

Forum : Il peut être réservé à une session ou pour toutes les sessions d’une formation. Le formateur a le choix de répondre en direct dans un créneau horaire fixé à l’avance, ou pas.

Questionnaire d’auto-évaluation : Avec ce questionnaire, lorsque le formateur crée la question, il fournit également la réponse. L’apprenant ayant reçu le questionnaire, ne perçoit que les questions, et dès lors où il a fourni toutes ses réponses, la validation lui donne accès aux réponses du formateur. La plateforme lui demande alors de se noter sa réponse par rapport à celle du formateur. Cette méthode pédagogique s’inspire le la pédagogie inversée.

Questionnaire Itératif : (En Option) Ce questionnaire est totalement programmable à l’avance, le formateur fixe une période de réponse, le formateur et le manager ont la possibilité d’interagir dans les réponses.

SMS Itératif : (En Option) L’envoi des SMS est totalement programmable à l’avance. L’intérêt de cette méthode d’injonction est qu’elle maintient la motivation à cours terme sur la formation. Elle peut être également utilisée très ponctuellement durant la période d’apprentissage.

Évolution des pratiques : (En Option) La plateforme Copadia permet de travailler la notion d’accoutumance. Que doit-on acquérir absolument lors d’une formation donnée ? Pour sécuriser l’engagement pris lors l’achat de formation, le formateur dispose d’un questionnement rapide et interactif avec ses participants.

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Recherche / Planning Apprenant / Plan d’actions

Combien de plans d’actions engagés par les apprenants lors d’une formation ont fini dans les oubliettes du savoir ?

La plateforme Copadia, propose de faire construire à l’apprenant son plan d’actions et les modalités de mise en œuvre.

En cliquent sur la 5ième icônes de son planning, chaque apprenant va pouvoir créer son plan d’actions.

  • Il définira le nombre de thèmes, (on vous conseille de le limiter à 3 thèmes maximum), et pour chacun des thèmes les actions à mettre en place.
  • L’apprenant fixe 5 dates qui seront ses points de passage de mise en œuvre.
  • Le suivi sera validé par son Manager et le formateur aura également une visibilité sur la mise en œuvre.

Cela ouvre un échange entre le Manager et son collaborateur en retour de formation,

  • Permet de renforcer l’ancrage mémoriel sur les points appréciés par l’apprenant,
  • Valide le bien-fondé de la formation pour l’opérationnel quotidien.
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Onglet Acquis : L’ancrage mémoriel

Les Questionnaires des Acquis permettent au formateur de créer un questionnaire qui sera répété par la plateforme selon le séquençage ci-dessous.

Le questionnaire peut être utilisé en début de session (DS) puis en fin de session pour valider à chaud le transfert des connaissances.

La répétition d’un même questionnaire peut finir par être moins productif, ce qui nous a amené à plus de flexibilité d’apprentissage.

En effet, pour une même formation, vous pouvez ajouter plusieurs questionnaires et choisir de les envoyer ou pas. Les dates d’envois, elles, ne changent pas.

Les participants et leurs Managers peuvent ainsi suivre des histogrammes d’apprentissage sur une période annuelle.

La courbe verte donne les résultats moyens de tous les participants de la session, et la courbe noire donne les résultats moyens de toutes les sessions de cette formation.

NB : Dans l’utilisation des questionnaires des acquis, vous pourrez tirer parti de l’apprentissage par l’erreur:

  • D’une part en fournissant immédiatement un retour propice à la réflexion les apprenants. Ce retour leur indique les réponses conformes ou pas
  • Et d’autre part en leur fournissant éventuellement des commentaires pour chacune des réponses erronées.

Pour cela, il suffit que vous l’ayez programmé à la construction du questionnaire des acquis.

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Onglet Animation : La pédagogie augmentée

  • Comment mettre en valeur le formateur et ses méthodes pédagogiques ?
  • Pendant une journée de formation, combien de méthodes pédagogiques différentes ?

Lors du cursus de certification des formateurs pour VW Group AG, il nous a été présenté la structure suivante d’une journée de formation. Une succession de séquences, construites sur un modèle structuré, pour un temps maximal de 45 minutes.

L’information qui résonna le plus en moi ce jour-là, étant que la salle de formation avait un volume et le formateur avait le devoir d’en prendre possession pour y intégrer ses méthodes pédagogiques.

Copadia, aide le formateur pour ladite pédagogie augmentée, et n’entrave en rien les pédagogies ludiques.

Une problématique importante dans l’efficience des formations est l’hétérogénéité des connaissances des apprenants présents.

Différents questionnaires vont permettent d’aborder cette problématique :

Un questionnaire de votation. Avec ce questionnaire le formateur a la faculté de créer un ensemble de questions sans réponse prédéfinie. Les participants vont donc choisir des réponses selon leur « point de vue »/ « connaissance » . La plateforme offre ensuite la possibilité au formateur de faire un débriefing autour du cumul des réponses collectées.

Un questionnaire de semblances. Avec ce questionnaire, la présentation des résultats se base sur les réponses pour proposer une cohérence de semblances.

Un questionnaire de particularités. Il s’agit d’un questionnaire ipsatif qui vous oblige à choisir pour chaque question, laquelle des deux affirmations vous interpelle le plus.

Comment prendre conscience à la fin d’une séquence que les informations transmises ont bien été intégrées par les participants ?

La plateforme Copadia offre plusieurs typologies de réponses :

  • Un QCM classique, Questionnaire des Acquis. Le formateur crée les questions et la (es) réponse (s) correcte (s). Lorsque tous les participants ont répondu, le formateur débriefe ou fait débriefer.

Une particularité du Questionnaire des Acquis est qu’il est inversable. Je crée la bonne réponse et je propose des questions parmi lesquelles une seule (ou plus) correspond à la réponse.

  • Un texte à trou, le formateur rédige un article sur ses apports, puis en soustrait une quantité de mots, créant ainsi des trous de mots manquants dans l’article. L’ensemble des mots enlevés, plus un ajout de mots supplémentaires, est ensuite proposé aux participant qui par un drag & drop (levé & glissé) tentent de reconstituer l’article dans sa version originale.
  • Marions les, donne la possibilité de reconstituer des phrases qui ont été découpées puis mélangées.

L’utilisation ponctuelle de ces méthodes pédagogiques permettent au formateur de travailler son empreinte auprès de ses participants

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Basiques Copadia

Lors de la création d’une formation, le formateur ira côtoyer le bestiaire Copadia.

  • La partie administration comprend le paramétrage de la formation ainsi que les questionnaires de satisfaction.
  • La partie accoutumance comprend ce qu’il faut absolument acquérir pendant la formation.
  • La partie Compétences et Savoirs Associés est relative à la gestion GPEC
  • La partie vidéos comprendra les vidéos relatives à la formation

Copadia gère

  • Les sessions de formation pour chaque formateur, ainsi que leur agenda de formations.
  • Les feuilles de présences et attestations de stage.
  • Les cursus pour chaque participant et aussi pour leur Manager.
  • Les données nécessaires pour le Bilan Pédagogique de l’organisme de formation.
  • Les plans d’actions établis par les participants et leurs suivis dans le temps avec leurs Managers.
  • Les états de globalisation des satisfactions à chaud et à froid avec leurs commentaires respectifs.
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La plateforme Copadia

L’objectif de la plateforme Copadia est d’accompagner le transfert des savoirs pour le plus grand bien des apprenants.

Les utilisateurs sont des entreprises, des organismes de formation ou des formateurs indépendants, et la quête qui anime l’équipe Copadia est l’optimisation des ancrages mémoriels et la rémanence des savoirs transmis au cours des formations.

Le processus conceptuel de la plateforme s’est construit comme suit :

  • Dans un premier temps : mettre en valeur le formateur.
    • Quelle empreinte, de lui-même, le formateur laisse-t-il aux participants ?
    • Quelles envies, et quels liens donneront envie à l’apprenant de poursuivre ensemble, le lien du savoir.
    • Ce que l’on nomme aujourd’hui la pédagogie augmentée.
  • Ensuite : travailler la rémanence.
    • Que reste-t-il d’une formation lorsqu’on se quitte ?
    • Comment évaluer la profondeur des ancrages mémoriels ?
  • Puis : repositionner le Manager de l’apprenant, dans le processus d’apprentissage.
    • Que sait-il des formations réalisées par ses collaborateurs ?
    • En quoi, ces formations permettent plus de compétences opérationnelles ?
    • Quelle visibilité des transferts de connaissances et de leurs rémanences, me confortera dans les investissements réalisés ?
    • Comment l’impliquer davantage dans le processus d’évolution de son collaborateur ?
    • Empruntons à Michel Serres son concept d’autorité. « Celui qui a autorité sur moi doit augmenter mes connaissances, mon bonheur, mon travail, ma sécurité. Le Manager a une fonction de croissance. »
  • Et aussi : redonner du temps au Manager
    • Quels outils pourront permettre au Manager de reprendre dans son périmètre managérial la maîtrise des compétences présentes et avenir des collaborateurs ?
    • Dans mon organisation, quel est le pourcentage de connaissances et d’application des processus de travail ?
    • Quelles sont les conséquences de la non-connaissance sommative ?
  • Enfin, ce trinôme étant constitué, la plateforme Copadia va potentialiser les liens ainsi créés, en offrant la visibilité des informations à l’ensemble de la structure hiérarchique de l’apprenant.

A ce stade, il est important pour moi de remercier les formateurs qui testent la plateforme depuis maintenant plus de 4 ans et qui ont participé à son évolution.

Un grand merci.